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    方法    
  如何做好檔案信息資源安全保密(2019-10)  
企業管理雜志 發布時間:19-12-27        
   

計算機與互聯網的普及運用,雖然方便了信息資源的獲取與利用,但也增加了信息資源的安全隱患。



文/汪敏



關鍵詞:企業檔案  檔案信息資源  安全保密

     檔案信息資源是企業資產的重要組成部分,是企業生存發展的生命之源,尤其是對產品類檔案信息資源加以充分利用,可以縮短研制生產周期,減少人力、物力投入,降低生產成本,提高售后服務效率,提升企業的形象,增加企業的知名度,有助于企業在市場競爭中搶占先機,立于不敗之地。
     計算機與互聯網的普及運用,雖然方便了信息資源的獲取與利用,但也增加了信息資源的安全隱患。因此,如何趨利避害,合理取舍,找到兩者之間的平衡點,既要充分利用企業檔案信息資源,又要確保其安全、防止失密泄密成為企業亟待解決的重要問題。
    
當前企業檔案信息管理存在的安全隱患
     企業檔案信息資源的利用主要是面對企業內部的員工,也會涉及用戶以及同行或合作單位。企業里利用率比較高、利用形式多樣化的檔案信息資源通常是產品類檔案數據信息資源。因此本文就以此類信息資源為例進行闡述分析,探討如何確保檔案數據信息資源安全保密的方式方法。
1. 傳統紙質檔案管理存在的安全隱患
     目前傳統的以紙質為載體的檔案信息資源在企業產品檔案信息資源體系中仍占絕大多數。對于這類檔案信息資源的管理與利用,通常采用原件存檔,制作復印件,加蓋專用章,按生產需求定向發放。如遇更改變動,則由檔案資料室書面通知相關使用單位,以舊換新,以確保檔案信息資源內容的真實有效。檔案資料室內部開設閱覽室,為相關技術人員現場查閱資料提供方便。如需外借必須履行相關申請、登記、審批手續。在信息技術不發達的年代實施這種利用方式,只要接觸到檔案信息內容的人員能夠嚴守國家保密規定,妥善保管好文件資料,不隨意拍照、復印、抄錄和帶離保密場所,不在非保密場所談論保密內容,就能有效防止保密技術資料外泄,確保其安全。反之則可能造成泄密失密。
2. 電子信息檔案管理存在的安全隱患
     基于辦公自動化、現代通信技術和計算機網絡技術建立的電子信息檔案系統正逐步取代以紙質為載體的傳統檔案系統。光盤、電磁、存儲芯片等多種信息存儲介質迅猛發展擴張,正以不可阻擋的速度取代紙張的信息存儲功能,使所見即所得的紙質信息存儲方式轉變成肉眼無法直接識別的電磁信息和數字信息。檔案信息資源的安全防護由單純的信息內容防護,擴展為信息內容的產生、存儲、運用、介質等全過程的安全防護,涵蓋了信息的內容安全、運行安全、數據安全、物理安全、設備與設施安全等各方面綜合性問題。
     企業產品類電子檔案數據信息資源的類型格式非常繁雜。有基于Excel、Word等文本格式的文件,也有基于二維、三維圖形軟件設計的工程圖樣、音像格式的產品介紹。不僅如此,產品設計過程中的更改,軟件版本升級,以及依據客戶個性化需求進行的資料更改等相當頻繁。而產品類檔案信息資源的保存期限至少和產品使用壽命周期保持一致,這樣勢必產生大量的數據信息。因此為保證電子檔案數據信息資源的準確、完整、安全、可長期讀取利用等任務相當艱巨。由于這些電子檔案數據信息具備電子文件的一般特點,如信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易變性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性等等,因此對于基礎設施建設及環境的要求較紙質信息要高。例如磁盤磁性消失、光盤變形老化、硬磁盤道受損、計算機系統或應用軟件升級換型后能否兼容原有的系統與程序。而環境事故造成的整個系統毀滅:電源事故造成的設備斷電以致操作系統引導失敗或數據庫信息丟失;設備被盜、被毀造成數據丟失或信息泄露;電磁輻射則可造成數據信息被竊取或偷閱等等,都影響到電子檔案數據信息資源的準確、完整、安全、長期可讀取利用。
    
消除企業檔案信息管理安全隱患的對策
1. 深入調查研究,制定方案制度
     實施和確保企業檔案信息資源數據化管理與安全是檔案管理人員應履行的崗位職責。檔案管理人員要牢固樹立全局觀念,圍繞和服務企業研制、生產、經營工作,自覺搞好企業檔案信息管理工作。要深入調查研究,了解各職能部門電子文件信息的形成背景,以及所使用的軟件程序、流轉過程等相關信息,匯總歸納,制定出符合企業工作需求且具有標準化、通用性強,可繼承、可擴展、可關聯兼容的電子文件歸檔格式,規定統一的尺寸大小、原數據標準、歸檔范圍、移交的著錄模板,以及和標準化工程師落實簽署歸檔的流程節點。使歸檔的電子文件、工程圖樣能夠脫離原有的軟件及存儲介質依然可以長期保存利用。協調聯系企業網絡管理中心的程序員把這些都固化到PDM(Product Data Management),即產品信息檔案管理系統中去,通過系統集成來自動控制程序響應,為檔案信息資源建設實施做好充分準備。
2. 加強基礎建設,完善運行機制
     為適應電子時代要求,確保電子信息檔案數據安全,應注重抓好以下幾方面建設:
     加強檔案數據信息庫房的安全設施建設。檔案庫房應配備溫濕度控制設備、噴淋滅火設備、紅外報警器、適合各種載體存放的具有防塵、防水、防盜、防磁的密集架或櫥柜、防盜門窗、電子門禁等系統。
     加強信息化檔案平臺建設。配備可用于制作、采集、傳輸、利用檔案信息資源的服務器,研發檔案信息管理系統,配備可用于紙質載體信息轉化成數字化信息的數字掃描儀。構建能與企業內部網絡系統連接的網絡服務平臺。在檔案庫房、工作室、辦公閱覽室全面配備計算機終端。
     加強電子信息檔案的安全風險防控。首先要嚴格遵守和執行國家各項保密管理規定。其次要建立和嚴格執行電子信息檔案資料的物理備份制度,防止因電子設備故障與軟件病毒給電子信息數據安全帶來無法彌補的損失。再次要排查和找準電子信息檔案系統的安全風險點,建立風險防控制度。要制定風險預警應急方案,配備安全風險自動報警裝置,實行定期檢測維護。同時企業檔案資料室應加強對各職能部門安全保密制度執行情況的指導監督,并與企業的質量、計劃、保密辦等部門建立信息安全聯動機制,為電子檔案信息資源管理提供合適的設備和環境。
3. 建立防控體系,確保信息安全
     為確保企業檔案信息資源安全,必須建立企業電子信息檔案安全風險防控機制。
     把好電子信息設備與應用軟件購置安全關。用于內網連接的計算機、復印機、打印機、多功能一體機等自動化設備及應用軟件的采購應優先選擇國產的,低電磁輻射的設備、軟件及系統,并經過嚴格的安全保密檢查和專項檢測才能投入使用,以最大限度的控制系統漏洞,避免軟件程序有意識地預留 “后門”造成不可挽回的損失。
     督促企業員工自覺遵守國家各項保密規定。一要大力開展保密教育,幫助員工牢固樹立“一次涉密,終身涉密”的安全保密意識,嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》。加強企業員工的上崗與在崗技術培訓,幫助員工熟練掌握計算機與網絡的各項技術,以提高安全保密防范技能。二要建立保密工作責任制。按照“業務工作誰主管,保密工作誰負責”的原則,建立保密工作責任制和保密責任追究制度。層層簽訂安全保密責任書,明確各類人員的安全保密責任和要求。三要實行專人負責對涉密設備的維修、報廢處理,嚴格登記備案,交給有相應保密資質的定點單位進行維修。
     建立有效的安全保密風險防控制度。定期排查、找準電子信息檔案系統的安全風險點,制定風險預警應急方案,安裝安全風險自動報警裝置,加強對計算機等電子設備的定期檢測與維護。一要加強質量控制,嚴格技術規范。從技術上和管理上采取相應措施,以確保電子檔案數據信息資源在形成、流轉、發布、歸檔、存儲、保管、利用整個生命周期的每個關鍵節點都處于有效的可監督控制范圍。二要加強程序控制,嚴格規范管理。電子檔案數據信息在形成階段就應按照《國家秘密及其密級具體范圍的規定》確定密級,經過審核、會簽、批準、上傳到企業信息網絡管理中心,由檔案資料室的管理人員依照《企業檔案工作規范》《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》進行在線接收歸檔,執行統一管理。
     采用綜合性技術手段確保檔案信息資源的內容、數據與運行安全。一要建立和嚴格執行電子信息檔案資料的物理備份制度,防止因電子設備故障與病毒軟件攻擊給電子信息數據安全帶來無法彌補的損失。二要對企業內網和外網采用物理方式隔離,拆除所有計算機上具有無線聯網功能的硬件、模塊,解除無線聯網功能,嚴禁連接到內網的計算機安裝無線網絡連接軟件。拆除或封閉涉密計算機的光驅和USB接口。三要實行網絡分級管理與用戶身份權限管理,使不同安全等級的用戶只能訪問符合權限管理和身份認證相同密級的服務器。光、電、磁、存儲芯片等各種信息存儲介質必須統一標識與編號。嚴禁不同密級的載體交叉混用。內外網絡之間電子文件信息的輸入與輸出,必須經過企業網管中心負責人員的保密審查、批準、辦理登記手續后,方可準許刻錄一次性的只讀光盤,以進行內外網絡之間的電子文件轉錄或使用,只有這樣才能有效防止內部涉密信息泄露,杜絕病毒、黑客對內部檔案數據信息的入侵破壞。
4. 重視人才培養、加強隊伍建設
     企業檔案信息資源安全保密體系的建立和運行都離不開人才,只有大力培養出高素質的,既具備檔案專業知識,又具有計算機軟件應用及網絡知識的復合型檔案管理人才,才能適應現代檔案管理的需求。
     一要加強對檔案管理人員的技術培訓。重視對檔案管理人員的職業道德與安全管理意識以及團隊合作精神的培養。企業應結合實際狀況,聘請有關專家學者為在崗的檔案管理人員進行系統授課。組織專兼職檔案管理人員前往相關行業單位觀摩學習,交流具體的操作流程及管理技巧。二要建立獎勤罰懶的激勵機制,鼓勵檔案管理人員在業務上積極進取,加強專業知識、專業技能的鉆研,努力提高檔案、圖書、情報知識的積累,吸收先進的安全保密管理手段和技術經驗,尤其是加強計算機軟、硬件、網絡知識的學習,轉變傳統觀念,跟上時代步伐,努力提高自身的綜合素質。三要引進檔案專業的高校畢業生充實管理力量,方能確保企業檔案信息資源的真實性、完整性、安全性,適應新時期的工作要求。■


主要參考文獻
[1] 馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學出版社,2001.
[2] 黃虹.基于等級保護的網絡物理安全建設.科技廣場,2010(1).
作者單位
南京科瑞達電子裝備有限責任公司
 

 
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